Zaštita osobnih podataka – Virtualni asistent

1. Opće odredbe

Ova obavijest odnosi se na obradu osobnih podataka putem AI virtualnog asistenta dostupnog na mrežnim stranicama rijeka.hr.
Virtualni asistent namijenjen je građanima (dalje: korisnicima) za pružanje općih informacija dostupnih na portalima gov.rijeka.hr.

Virtualni asistent nije službeni kanal za podnošenje zahtjeva, prijava, prigovora ili drugih službenih podnesaka prema Gradu Rijeci ili portalima rijeka.hr. i gov.rijeka.hr. Odgovori koje sustav pruža imaju isključivo informativni karakter i ne predstavljaju službeni, pravno obvezujući stav, službeni pravni savjet, pojedinačnu odluku niti zamjenu za službenu komunikaciju s Gradom Rijekom, Uredom Gradonačelnika, Gradskim Vijećem  ili gradskim upravnim odborima. Sustav nije namijenjen obradi osobnih podataka korisnika te korištenje sustava ne zahtijeva unos osobnih podataka. Korisnicima se preporučuje da prilikom korištenja virtualnog asistenta ne unose osobne podatke, posebne kategorije osobnih podataka (rasno ili etničko podrijetlo, politička mišljenja, vjerska uvjerenja, zdravstvene podatke itd.) ili druge podatke koji nisu potrebni za postavljanje općeg informativnog upita.
Ako korisnik dobrovoljno unese osobne podatke u sadržaj upita, takvi se podaci mogu privremeno obraditi isključivo u opsegu nužnom za pružanje odgovora na korisnički upit, tehničko funkcioniranje sustava i sigurnost sustava.
Sustav je oblikovan na način da se obrada osobnih podataka, ako do nje dođe, svodi na najmanju moguću mjeru.

2. Voditelj obrade
Grad Rijeka

Za pitanja u vezi s prikupljanjem i obradom osobnih podataka putem virtualnog asistenta ili radi ostvarivanja vaših prava, možete se obratiti:

• na mail: gdpr@rijeka.hr
• na adresu: Korzo 16, 51000 Rijeka
• na broj telefona: +385 51 209 521

3. Svrha obrade

Osobni podaci mogu se obrađivati u sljedeće svrhe:

1. omogućavanje rada virtualnog asistenta radi pružanja općih informacija korisnicima o informacijama dostupnim na portalima gov.rijeka.hr.
2. odgovaranje na korisničke upite u okviru informativne funkcije sustava,
3. osiguravanje tehničkog funkcioniranja, dostupnosti, integriteta, otpornosti i sigurnosti sustava, uključujući vođenje nužnih tehničkih log zapisa, sprječavanje zlouporaba, otkrivanje tehničkih pogrešaka i zaštitu informacijskog sustava,
4. unaprjeđenje kvalitete i pouzdanosti usluge, isključivo u opsegu koji ne uključuje korištenje korisničkih upita za treniranje AI modela.
   Podaci se ne koriste za profiliranje korisnika niti za donošenje automatiziranih odluka koje proizvode pravne učinke ili na sličan način značajno utječu na korisnike.

4. Pravna osnova

Obrada osobnih podataka temelji se na izvršavanju zadaće od javnog interesa i izvršavanju službene ovlasti voditelja obrade, sukladno članku 6. stavku 1. točki (e) Opće uredbe o zaštiti podataka.
U dijelu koji se odnosi na tehničko funkcioniranje, sigurnost, dostupnost, integritet i otpornost sustava, obrada se također temelji na članku 6. stavku 1. točki (e) Opće uredbe o zaštiti podataka, odnosno na osiguravanju pouzdanog rada javno dostupne informacijske usluge iz djelokruga portala rijeka.hr. i gov.rijeka.hr.
Ako je za određene sigurnosne ili tehničke obrade primjenjiva posebna pravna obveza voditelja obrade, pravna osnova može biti i članak 6. stavak 1. točka (c) Opće uredbe o zaštiti podataka.
Privola se ne koristi kao pravna osnova za obradu osobnih podataka putem virtualnog asistenta.
Legitimni interes ne koristi se kao pravna osnova za obradu.

5. Vrste podataka

U okviru korištenja virtualnog asistenta mogu se obrađivati:
• sadržaj korisničkog upita,
• tehnički podaci povezani s korištenjem sustava, kao što su IP adresa, log zapisi, identifikator sesije, vremenska oznaka upita i drugi tehnički podaci potrebni za funkcioniranje i sigurnost sustava,
• osobni podaci koje korisnik samostalno i dobrovoljno unese u tekstualni upit.
Virtualni asistent nije namijenjen obradi posebnih kategorija osobnih podataka iz članka 9. Opće uredbe o zaštiti podataka, uključujući podatke o političkim mišljenjima, političkom djelovanju, kandidaturi, članstvu u političkoj stranci, zdravstvenom stanju ili druge osjetljive podatke.
Ako korisnik takve podatke ipak unese, oni se ne obrađuju dalje nego što je nužno za pružanje odgovora, tehničko funkcioniranje sustava i sigurnost sustava, a njihova pohrana i daljnja obrada nastoje se spriječiti ili svesti na najmanju moguću mjeru.

6. Lokacija i tehnička obrada

Primarna infrastruktura sustava nalazi se unutar Fina data centra.
Radi generiranja odgovora, sadržaj korisničkog upita obrađuje se putem vanjskog pružatelja AI usluge. Obrada putem vanjskog pružatelja AI usluge provodi se isključivo u svrhu generiranja odgovora korisniku.
Korisnički upiti ne koriste se za treniranje AI modela.
Grad Rijeka ugovorno i stvarno razjašnjava uloge uključenih subjekata u obradi osobnih podataka, uključujući pružatelje tehničke podrške, izvršitelje obrade, podizvršitelje obrade i vanjskog pružatelja AI usluge.
Ako pojedini subjekt obrađuje osobne podatke u ime i prema dokumentiranim uputama Grada Rijeke, odnos s tim subjektom uređuje se sukladno članku 28. Opće uredbe o zaštiti podataka.

7. Čuvanje podataka

Zapisi razgovora unutar sustava pohranjuju se do 90 dana.
Iznimno, pojedini zapisi mogu se čuvati dulje, najdulje do 2 godine, ako je to potrebno radi sigurnosnih analiza, sprječavanja zlouporaba, otkrivanja tehničkih nepravilnosti ili zaštite pravnih interesa.
Sadržaj upita obrađen putem vanjskog pružatelja AI usluge može se privremeno zadržati do 90 dana sukladno pravilima pružatelja usluge.
Osobni podaci koji nisu nužni za pružanje odgovora, tehničko funkcioniranje sustava ili sigurnost sustava ne zadržavaju se dulje nego što je potrebno. Gdje je tehnički izvedivo, nepotrebni osobni podaci mogu se ograničiti, ukloniti, maskirati, anonimizirati ili pseudonimizirati.

8. Pristup podacima

Pristup podacima mogu imati:
• ovlašteni djelatnici Ministarstva pravosuđa, uprave I digitalne transformacije u okviru svojih nadležnosti,

• ovlašteni djelatnici Grada Rijeke u okviru svojih nadležnosti,
  • tehnički izvršitelji obrade u svrhu održavanja, podrške i sigurnog rada sustava,
  • vanjski pružatelj AI usluge u opsegu nužnom za generiranje odgovora.
  Pristup podacima ograničava se prema načelu najmanjih ovlasti. Osobni podaci nisu prema zadanim postavkama dostupni neograničenom broju osoba.

9. Prijenos podataka u treće zemlje

U okviru korištenja virtualnog asistenta može doći do prijenosa podataka izvan Europske unije odnosno Europskog gospodarskog prostora.
Takav prijenos provodi se samo ako su ispunjeni uvjeti iz Opće uredbe o zaštiti podataka, uključujući odluku o primjerenosti, standardne ugovorne klauzule ili druge odgovarajuće mehanizme zaštite sukladno članku 46. Opće uredbe o zaštiti podataka.
Prije prijenosa osobnih podataka izvan Europskog gospodarskog prostora provjerava se gdje se podaci stvarno obrađuju, imaju li pružatelji usluge ili njihovi podizvršitelji pristup sadržaju korisničkih upita i tehničkim podacima, koriste li se podaci za vlastite svrhe pružatelja usluge, koriste li se za treniranje ili poboljšanje modela, u kojim se rokovima brišu te koji se mehanizmi zaštite primjenjuju.
Ako se osobni podaci prosljeđuju pružatelju usluge izvan Europskog gospodarskog prostora, Grad Rijeka provodi odgovarajuću procjenu prijenosa i, prema potrebi, primjenjuje dodatne tehničke, organizacijske i ugovorne mjere zaštite.

10. Sigurnost i smanjenje količine podataka

Grad Rijeka primjenjuje načela tehničke i integrirane zaštite podataka te smanjenja količine podataka.
Sustav virtualnog asistenta oblikovan je tako da obrađuje samo one osobne podatke koji su nužni za pojedinu svrhu obrade.
Mjere zaštite mogu uključivati:
• jasnu obavijest korisnicima prije početka korištenja sustava da ne unose osobne podatke niti posebne kategorije osobnih podataka,
• tehničke mjere za ograničavanje, filtriranje, maskiranje ili uklanjanje nepotrebnih osobnih podataka, gdje je to tehnički izvedivo,
• ograničeno vođenje log zapisa,
• kratke rokove čuvanja podataka,
• ograničenje pristupa podacima,
• enkripciju prijenosa podataka,
• kontrolu pristupa administrativnom sučelju,
• redovito testiranje sigurnosti sustava,
• nadzor nad izvršiteljima i podizvršiteljima obrade,
• dokumentiranje sigurnosnih incidenata,
• jasne procedure za ostvarivanje prava ispitanika,
• zabranu korištenja korisničkih upita za treniranje AI modela.

11. Automatizirano odlučivanje i AI transparentnost

Virtualni asistent ne donosi odluke koje proizvode pravne učinke za korisnike niti na sličan način značajno utječu na korisnike.
Sustav je ograničen na pružanje općih informacija iz javno dostupnog sadržaja, a njegovi odgovori nemaju karakter službene pojedinačne odluke, službenog pravnog savjeta ili službene upute Grada Rijeke.
Korisnicima se jasno naznačuje da komuniciraju s AI sustavom.
Ministarstvo pravosuđa, uprave i digitalne transformacije će pri korištenju virtualnog asistenta voditi računa i o relevantnim pravilima koja proizlaze iz Uredbe o umjetnoj inteligenciji, osobito u dijelu transparentnosti prema korisnicima i jasnog označavanja da korisnik komunicira s AI sustavom.

12. Procjena učinka na zaštitu podataka

Prije stavljanja sustava u produkciju, Grad Rijeka provodi procjenu učinka na zaštitu podataka, uzimajući u obzir da se radi o korištenju nove tehnologije, javno dostupnom sustavu koji omogućuje slobodan unos teksta, mogućnosti nenamjernog unosa osobnih i posebnih kategorija osobnih podataka, uključivanju vanjskih pružatelja AI usluga te kontekstu informiranja građana u području javnih usluga i informacija dostupnih na portalima gov.rijeka.hr i otvoreniproracun.rijeka.hr.
Ako procjena učinka pokaže da bi obrada, unatoč predviđenim mjerama, mogla prouzročiti visok rizik za prava i slobode pojedinaca, Grad Rijeka će prije početka obrade zatražiti prethodno savjetovanje s Agencijom za zaštitu osobnih podataka sukladno članku 36. Opće uredbe o zaštiti podataka.

13. Prava ispitanika

S obzirom na način korištenja sustava, ostvarivanje pojedinih prava može biti ograničeno ako nije moguće pouzdano povezati podatke s određenim korisnikom.
Korisnici imaju sljedeća prava u vezi s obradom svojih osobnih podataka:
• pravo na pristup osobnim podacima,
• pravo na ispravak netočnih ili nepotpunih podataka,
• pravo na brisanje osobnih podataka, ako za to postoje uvjeti,
• pravo na ograničenje obrade,
• pravo na prigovor na obradu.

Za ostvarivanje svojih prava korisnici se mogu obratiti na
gdpr@rijeka.hr

Voditelj obrade odgovorit će na zahtjev bez nepotrebnog odgađanja, a najkasnije u roku od 30 dana od zaprimanja zahtjeva.

Korisnici imaju pravo podnijeti pritužbu nadležnom tijelu za zaštitu podataka:
Agencija za zaštitu osobnih podataka
Ul. Metela Ožegovića 16, 10000 Zagreb
Republika Hrvatska
e-pošta: azop@azop.hr