Ponude pristigle na Javni poziv za provedbu Programa javnih potreba u tehničkoj kulturi Grada Rijeke za tekuću godinu obrađuju Povjerenstvo za administrativnu provjeru prijava projekata i programa i Stručno ocjenjivačko povjerenstvo za obradu i vrednovanje pisanih ponuda, projekata i programa.
Zadatak Povjerenstva je rukovoditi se odrednicama sadržanim u Protokolu o upravljanju procesom javnih potreba u tehničkoj kulturi i Javnim pozivom provjeriti činjenicu ispunjavanja propisanih uvjeta Javnog poziva od strane prijavitelja, ocijeniti prijavljene projekte odnosno programe odabrati i utvrditi prednost svakog pojedinog prijavljenog programa odnosno projekta, predložiti odobravanje financijskih sredstava za projekte odnosno programe te podnijeti izvještaj o radu Upravnom odjelu za odgoj i obrazovanje, kulturu, sport i mlade. Osim već navedenim odrednicama, Povjerenstvo se rukovodi mjerodavnim odrednicama sadržanim u Zaključku Gradonačelnika, te je izvršilo evaluaciju istih primjenom obrasca za evaluaciju projekata/programa.
Otvaranje i pregled prijava projekata i programa izvršava Povjerenstvo za administrativnu provjeru prijava projekata i programa, dočim ocjenu prijavljenih projekata i programa izvršava Stručno ocjenjivačko povjerenstvo, koja Povjerenstva djeluju pri Upravnom odjelu za odgoj i obrazovanje, kulturu, sport i mlade, a imenuje ih Gradonačelnik Grada Rijeke posebnim Zaključkom.
Povjerenstvo za administrativnu provjeru prijava projekata i programa sastoji se od tri (3) člana, djelatnika Grada Rijeke.
Zadaća je Povjerenstva za administrativnu provjeru prijava projekata i programa izvršiti evidentiranje te otvaranje zaprimljenih prijava projekata i programa, provjeru da li zaprimljene prijave ispunjavaju propisane uvjete Javnog poziva od strane Prijavitelja, razvrstati zaprimljene prijave na one koje udovoljavaju i one koje ne udovoljavaju propisanim uvjetima Javnog poziva te donijeti Odluku o prijavama koje se upućuju u daljnju proceduru, odnosno na stručno ocjenjivanje.
Stručno ocjenjivačko povjerenstvo sastoji se od pet (5) članova, djelatnika Grada Rijeke.
Zadaća je Stručno ocjenjivačkog povjerenstva izvršiti ocjenu prijavljenih projekata odnosno programa iz prijava koje udovoljavaju propisanim uvjetima Javnog poziva, odabir i utvrđenje prednosti svakog pojedinog prijavljenog projekta odnosno programa sukladno Obrascu za evaluaciju projekta odnosno programa te Upravnom odjelu predložiti odobravanje financijskih sredstava za projekte ili programe.
Na temelju Izvještaja o radu Povjerenstva, Upravni odjel daje prijedlog Detaljnog plana raspodjele financijskih sredstava unutar Programa po aktivnostima, kojeg utvrđuje Gradonačelnik Grada Rijeke i donosi Gradsko vijeće Grada Rijeke, u pravilu unutar prvog kvartala tekuće proračunske godine.